【働き方改革】スーパーマーケットの仕事は定型化可能か？【業務効率化】
【この記事のポイント】
- スーパーで業務を可能な限り定型化する方法がわかる。
- 少なくともGoogle検索した際に一番あなたの欲しい情報に近い情報を記事にしています。
興味のあるところからどうぞ(^^)/
前段。こんにちは、ゆずあきです。
先日、店舗運営部の方からこのような依頼がありました。
「働き方改革を受けて、本格的に業務改善に取り組みたい。その為に前提共通の業務定型化マニュアルを作成したい。おまえが中心になってプロジェクトを進めてくれないか。」
とのこと。
(いやいや、スーパーで業務定型化はキビしくないか？)
と心の中でブツブツ文句を言いつつ、とりあえず前向きに捉えてマジメに考えてみようかと思いました。
もし仕事を定型化できればめっちゃ効率いいし、早く帰れるし！
ちなみにぼくの所属部門はグロッサリーです。
バリバリ売場で接客を行いますので、率直に思った結論は『無理』。
しかしながら『無理』では当然済みません(笑)
もしかして業務を定型化できる糸口が見つかるかもしれない。
そりゃ、もし定型化ができたら相当な業務改善に繋がるし、仕事が楽になる。
ということで、しっかり考察しましたよ！
ちなみに参考にしたいと思ってGoogle様に聞いてみたところ、「知らねーよ」とのこと。
『スーパー 業務定型化』で検索しても欲しい情報は皆無。
『効率化』について言及している記事はたくさんあれど、『定型化』についての情報は全くありませんでした。
これは大変なプロジェクトになりそうな予感だぜ…。
スーパーで業務の定型化は可能か。
生鮮は可能だと思います。
基本的には製造して陳列する、というのがメインになってきますのでグロッサリーよりはまだ現実的かと。
実際に生鮮に関しては当社でもずいぶんと定型化や効率化は進んできているようです。
問題は我がグロッサリー。
だいたいはグロッサリー主任が現場のまとめ役という企業も少なくなのではないでしょうか。
当社ではだいたいの副店長がグロッサリーと兼任になっています。
ぼくもその一人です。
副店長と兼任となると、グロッサリーの仕事以外にもしなければならないことが山のようにあります。
- 部門問わず従業員の相談役。時には社員からの相談も。
- クレーム対応
- レジ支援
- 他部門も含めた売場巡回と指摘、からのチェック。
- 店長公休時のメールチェック。
- 時には社員を集めてショートミーティング。
- 鮮度チェックタイムの号令。
- 店内放送。
- 店舗外周チェック。
- その他雑用諸々。
いや、マジで兼任って忙しいですよ。副店長なんて雑用係です。
それに店長の公休日なんて、マジで店長ですからね(笑)
雑用の山です。
また、スーパーの仕事はイレギュラーとの闘いです。いかにイレギュラーに発生した業務ををスマートにやっつけるか勝負、みたいなところありますよね。
さて、その中で作業を定型化することは可能なのでしょうか。
業務定型化は『ある程度』可能です。
『ある程度』と『』を付けたのには理由があります。
理由はこちらの2つ。
- イレギュラーを加味せずに業務の基本形としての定型化マニュアルの作成は可能。
- できるだけ自分をフリーにしておいて、パートナー・アルバイトの業務を定型化することは難しくない。
この様な考えを軸に定型化を進めるのならば可能です。
先ほど、我々の仕事はイレギュラーに妨害されることが多いという旨をお話ししましたが、イレギュラー発生時の処理は経験で対処スピードが上がることが多いです。
今まで当社で蓄積してきた内容を基に勉強会なんて開いたら後進の社員たちも処理スピードが上がると思うのですが、ここではとりあえず流しておきます。
さて、少し話がそれましたので本題に戻ります。
それでは、上記の2点について詳しく見ていきましょう。
イレギュラーを加味せずに業務の基本形としての定型化マニュアルの作成は可能。
イレギュラーはあくまでもイレギュラー。
そこにこだわっていてはどんなマニュアルも作れるわけがありません。
世の中イレギュラーだらけですから。
また、「うちの店は人員が不足し過ぎていて定型化どころじゃないよ」という意見もあると思います。
それもイレギュラーに含まれると解釈します。
人が入れば解消されますからね。
それは定型化するにあたって考慮する内容ではありません。
あくまでも『基本の形』としての『定型化マニュアル』を作成することが目的です。
あとはマニュアルを軸にして各店舗に合わせた定型化なり作業スケジュールなどを構築していくしかありません。
基本のガイドラインさえあれば、店舗によって状況が違う中でも、基本方針にある程度沿って業務を進められるという考え方です。
できるだけ自分をフリーにしておいて、パートナー・アルバイトの業務を定型化することは難しくない。
先ほども話した通り、部門担当主任、ましてや副店長を兼任していたりすると業務の完全な定型化はほぼ不可能と言えるでしょう。
しかし、前項の考え方に沿った『定型化マニュアル』があれば、同じようにある程度の効率的な形をもってアレンジを加える事ができます。
しかしながら、まず先に作るべきはパートナー・アルバイトの作業の定型化マニュアルです。
この二者の場合は、むしろ定型化することが望ましいと思います。
理由は2つです。
- ひとつ作業を終えるたびに次の仕事を上司に聞く手間が省ける。上司も答える手間が省ける、また、集中力を維持しやすい。
- 新たに入社した新人にこのマニュアルを配布すれば、ある程度の仕事内容・流れがわかる。仕事に慣れやすい。
ということです。
具体的な『業務定型化マニュアル』の作り方。
それでは、どのようにして具体的にマニュアルを作ったか解説していきたいと思います。
①各店舗の状況把握
まずは、各店舗において現在どのようなスケジューリングで、誰がどのような仕事をしているかをリサーチします。
これを集約し、どのような形なら定型化できるか大枠で模索していきます。
実際に集約したものを見てみると、各店舗ごとに細かい業務内容が異なっていることがわかります。
- 人員の不足状況
- レジ支援の有無
- 作業の分担方法
- 抱えている部門数
など様々な状況が見えてきます。
これをひとつのマニュアルにまとめるのですから、なかなか骨の折れる作業です。
ですが、実際に定型化を行うにあたって考慮するのは『作業の分担方法』と『抱えている部門数』の2点です。
他はイレギュラーとします。
②似通った状況の店舗をいくつかのグループで分ける。
中身の似通った店舗をグループに分けて細分化していきます。
- 開店前の日配部門支援の有無
- 特殊イベントの有無
- 営業時間
- 売上規模
これらの特徴ごとに作業スケジュールを比較し、行う業務の内容を把握します。
①と②を考慮して
- 作業分担の全店統一
- 日配支援の有無による2パターンのマニュアルの作成
を行います。
③時間と作業に人を貼り付ける。
最終的に、最大公約数的な作業スケジュールを作成し、そこに人員を貼り付けていきます。
重要なのは時間感覚を可視化することです。
よく言われていることですが、『何時から何時まではこれをやる』というように時間を決めて作業を割り振ると、生産性が上がります。
ですので、人に作業を割り振るのではなく、『作業ごとに時間を決めてそこに人員を配置する』という方針で一日の作業スケジュールを構築していきます。
これで完成です。
この方法で行えば、基本的に全店の業務内容の定型化を行うことがある程度可能になってきます。
『この時間はこれをやる』ということが決まっていれば、人員が不足している店舗は当然スピードや効率を上げて対応しなければなりませんが、それでも『先の見える仕事』ができるようになるという寸法です。
まとめ
いかがだったでしょうか。
来週までにこの流れで作成した『業務定型化マニュアル』を提出する予定なのですが、うまく運営部に刺さってくれるでしょうか(笑)
自分でもかなり無理矢理な方法論だとは思いますが、現状これしか方法が浮かびません…(笑)
だってググっても全く情報ないんだもん！！
それではこの記事のまとめです。
- 定型かは実際難しい。
- でもある程度定型化してマニュアルを作成しておけば、無いよりかは仕事内容の方針が決まるので作業しやすい。
- 新人に仕事を教える上でも役に立つ。
以上です。最後までお付き合いいただきありがとうございました。
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